Ferrovial transforma su comunicación interna con una intranet basada en Viva Connections

La compañía ha desplegado Myforum, una intranet basada en Viva Connections – dentro de la plataforma de experiencia de empleado VIVA de Microsoft, a su vez integrada en Microsoft Teams y portal de acceso al resto de aplicaciones

Ferrovial es uno de los principales operadores globales de infraestructuras. Con más de 24.000 empleados y presencia significativa en cinco países, la compañía reconoce la importancia de contar con una comunicación horizontal en su plantilla. Por ello, con el objetivo de facilitar a sus empleados un trabajo más eficaz, eficiente y sostenible, Ferrovial ha desplegado Myforum, una intranet basada en Viva Connections –puerta de acceso a la plataforma de experiencia de empleado de Microsoft- e integrada con Microsoft Teams.

“El proceso de transformación de la intranet de Ferrovial surgió a raíz de la pandemia de la Covid-19, cuando fuimos conscientes de que necesitábamos encontrar una solución para llegar a todos nuestros empleados independientemente de su ubicación geográfica, del dispositivo que empleasen para acceder o de la red a través de la que estuviesen conectados”, explica Patricia Fernández, gerente de Comunicación Interna y Marca de Ferrovial. “El principal objetivo del proyecto fue poner al usuario en el centro del mismo. La mejor solución era llevar la intranet al espacio de trabajo habitual del empleado: la aplicación de Teams”.

La plataforma se ha convertido en un punto de encuentro digital para todos los empleados de la compañía, logrando conectar a trabajadores que están ubicados en diferentes zonas geográficas, así como unificar el acceso a la información, la estructura organizativa, los recursos existentes y los espacios de trabajo y capacitación en un único entorno seguro, siempre disponible y sujeto a una actualización constante.

“Myforum es el nuevo espacio de trabajo digital donde hemos querido aunar la colaboración y la comunicación. Es donde el usuario va a estar prácticamente en su día a día”, dice Verónica Moledo, jefa de Aplicaciones de Colaboración de Ferrovial.

La nueva intranet ha tenido un impacto muy positivo en los usuarios, especialmente en términos de accesibilidad y disponibilidad de la información corporativa. Les permite personalizar la información que muestra la propia intranet según el perfil y las configuraciones individuales de cada uno y, a través de los quick links, los empleados pueden seleccionar y acceder rápidamente a la información relevante para ellos, adaptando la intranet a sus necesidades específicas.

“Me ha facilitado mucho la vida, sobre todo el hecho de tenerlo en Teams. Poder tener ahí la información de Ferrovial siempre accesible es muy útil y sencillo”, asegura Célia Ortiz-Montijano, responsable de Proyectos de Talento de Ferrovial. Igualmente, los trabajadores de Ferrovial han destacado la potencia y eficacia del buscador de Myforum, que les facilita encontrar la información que buscan en tan solo un clic. Y el hecho de que la intranet sea accesible desde dispositivos móviles ha sido otro punto destacado, ofreciéndoles la posibilidad de acceder a toda la información incluso cuando están fuera de la oficina.

El futuro de la experiencia del empleado

Ferrovial lleva varios años trabajando de forma conjunta con Microsoft para acelerar sus planes de digitalización, con especial atención en el desarrollo y operación de infraestructuras sostenibles y eficientes, la automatización de procesos, y la comunicación y colaboración de los trabajadores de primera línea en los proyectos.

Por ello, la adopción de herramientas de Microsoft como Teams y Sharepoint ha alcanzado un nivel avanzado. Sus empleados utilizan estas aplicaciones cada día, lo que demuestra su papel clave en el entorno laboral de la compañía. Además, es importante destacar que herramientas como Teams, ofrecen numerosas funcionalidades listas para usar (OOTB) que no requieren desarrollo adicional y que van más allá de la simple gestión de documentos: permiten la creaciónde equipo, grupos, la implementación de flujos de trabajo personalizados y la integración de aplicaciones de terceros.

La intranet de Ferrovial, Myforum, representa una apuesta sólida de la organización por ofrecer a las personas un espacio personalizado integrado en Teams, que cuenta con una página principal donde encuentran noticias y contenido relevante, segmentado de acuerdo con las propiedades de su perfil de Microsoft 365. Además, se ha incorporado un apartado de enlaces rápidos personalizables, permitiendo a los usuariosanclar sus herramientas, servicios y secciones favoritas del portal. Y cuenta con un marketplace, donde los usuarios pueden acceder a una variedad de herramientas y servicios ofrecidos por la compañía. Todo esto se presenta en un espacio corporativo diseñado específicamente para cada negocio, por lo que los empleados pueden encontrar fácilmente el contenido más relevante con solo un par de clics.

Un proyecto a medida basado en Microsoft Viva

CyC, partner de Microsoft especializado en proyectos de Modern Workplace, se encargó de poner en marcha Myforum. Su experiencia en la implementación de intranets basadas en la misma tecnología en otras compañías les ha permitido aprovechar al máximo los recursos disponibles y obtener resultados sólidos. Igualmente, ha ofrecido un apoyo invaluable en las acciones de adopción de la herramienta por parte de los contribuidores y usuarios.

Durante el desarrollo de la solución, uno de los principales desafíos fue seleccionar una herramienta que cumpliera con los requisitos de accesibilidad para todas las personas, independientemente del dispositivo y la red que estuvieran utilizando. Respecto al diseño e implementación de la intranet, se propuso un modelo centrado en el empleado, que ofreciese la opción de personalizar el contenido según el perfil, ya sea geográfico, su puesto de trabajo o el área de negocio en la que se encontrara. Para lograrlo, se trabajó en estrecha colaboración con los diferentes key users con el objetivo de definir los contenidos que deseaban mostrar en Myforum y determinar cómo se distribuirían.

Ahora, el siguiente paso en la ejecución del proyecto implica identificar las geografías y perfiles en los que el nivel de adopción es menor. Esto facilitará a Ferrovial desarrollar acciones más focalizadas para aumentar el uso de la solución. También dedicarán una atención especial a los trabajadores de primera línea, con el objetivo de lograr una comunicación corporativa más efectiva con ellos. Además, próximamente implementarán Viva Engage, para ofrecer todavía más herramientas y oportunidades que fortalezcan la colaboración y el compromiso dentro de la organización. Con estos pasos, Ferrovial continuará mejorando la experiencia de empleado.

Vídeo del proyecto disponible aquí.

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